Logistyka

Elektroniczna odsiecz dla zamówień sektorowych

2007-03-09 14:01

Czy nie jest to jednak spojrzenie zbyt stereotypowe? 

W  niniejszym artykule opiszę narzędzia elektroniczne, których użycie jest dozwolone przez Ustawę Prawo zamówień publicznych. Wskażę jak korzystając z nich można skutecznie przyśpieszyć postępowania zakupowe realizowane w ramach zamówień sektorowych oraz uniknąć bezwartościowych działań biurokratycznych.

Narzędzia elektroniczne – wprowadzenie

Pierwsze narzędzia elektroniczne wspierające zakupy, czyli dedykowane systemy informatyczne pomagające realizować poszczególne etapy procesu zakupowego, pojawiły się w Polsce w latach 90-tych. Pionierami w ich użyciu były przedsiębiorstwa należące do międzynarodowych koncernów, i z tego tytułu mające dostęp do korporacyjnych rozwiązań informatycznych. W 2001 roku, wraz z powstaniem pierwszych polskich firm dostarczających elektroniczne narzędzia zakupowe, ich wykorzystanie stawało się coraz bardziej powszechne, obejmując kolejne firmy z sektora prywatnego. Rok 2004 i nowelizacja Ustawy Prawo zamówień publicznych stały się przełomem dla sektora publicznego i firm objętych zamówieniami sektorowymi. Uzyskały one możliwość (chociaż w ograniczonym jeszcze stopniu) korzystania z nowego trybu zamówień, zakładającego wsparcie elektroniczne. Ponowna nowelizacja ustawy w 2006 roku umożliwiła, objętym jej działaniem jednostkom i przedsiębiorstwom dostęp do dużo szerszego spektrum narzędzi elektronicznych.

Podstawowe narzędzia wymienione w Prawie zamówień publicznych to: 

- aukcja elektroniczna, która pozwala uzyskać korzystniejsze niż za pomocą tradycyjnych metod warunki zamówienia, w postępowaniach prowadzonych trybem przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem
- dynamiczny system zakupów, który przyśpiesza i usprawnia realizację przetargów nieograniczonych
- licytacja elektroniczna, której wykorzystanie stanowi odrębny tryb zamówień;
W niniejszej publikacji skoncentruję się na dwóch pierwszych narzędziach, ponieważ licytacja elektroniczna, będąca bardzo użytecznym trybem dla sektora publicznego, nie jest formalnie trybem dla zamówień sektorowych.

Użycie narzędzi elektronicznych przynosi korzyści dwojakiego rodzaju: redukcji kosztu zakupu i redukcji czasu prowadzenia postępowań. Aukcja będąca nowa formą prowadzenia negocjacji pozwala uzyskiwać korzystniejsze warunki, niż metoda tradycyjna. Wykorzystanie dynamicznego systemu zakupowego przyśpiesza zaś realizację procesu zamówień, redukuję do minimum ilość wymaganych dokumentów papierowych i umożliwia elektroniczny kontakt z dostawcami. Oczywiście powyższe korzyści obwarowane są jednak również pewnymi wymaganiami technicznymi:
- zamawiający i dostawcy muszą posiadać sprzęt komputerowy który jest w stanie współpracować z ww. narzędziami (wystarczający jest tutaj standardowy, dostępny na rynku komputer PC z przeciętną specyfikacją techniczną);
- zamawiający i dostawcy muszą posiadać dostęp do Internetu (wskazane jest stałe łączę, jednak większość narzędzi da się obsługiwać również korzystając telefonicznego połączenia z internetem typu dial-up);
- zamawiający i dostawcy muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, którym podpisują prowadzoną elektronicznie korespondencję oraz przesyłane oferty.

Temu ostatniemu wymaganiu, które często niesłusznie odstrasza potencjalnych użytkowników warto poświęcić kilka zdań, aby rozwiać wszelkie obawy  i wątpliwości. Podpis elektroniczny w swoim materialnym wymiarze na pierwszy rzut oka przypomina kartę kredytową. Podobnie jak karta kredytowa nosi zapisaną informację pozwalającą na identyfikację jego właściciela. Kwalifikowane podpisy elektroniczne są wydawane imiennie i zgodnie z polskim prawem ich użycie jest równoważne podpisowi odręcznemu. Sam proces podpisywania również przypomina użycie karty kredytowej – gdy napiszemy e-mail lub dokument elektroniczny, który chcemy podpisać elektronicznie, przed jego wysłaniem wkładamy kartę do czytnika (podłączane do komputera urządzenie wielkości pudełka od płyt CD)  i wpisujemy kod PIN (zna go tylko właściciel podpisu). Odpowiedni program wykonuje „zdjęcie” podpisywanego dokumentu i dołącza je do niego wraz z informacjami pobranymi z naszej karty. Odbiorca dokumentu w podobnym programie stwierdza czy dokument różni się od „zdjęcia” oraz czy nasz podpis jest oryginalny –  i w ten sposób weryfikuje oryginalność samego dokumentu. Koszt podpisu elektronicznego to ok. 450 PLN za wystawienie podpisu (karty), czytnik i pierwszy rok użytkowania, następnie ok. 150 PLN rocznie. Dostępność kwalifikowanych podpisów elektronicznych jest obecnie powszechna – poprzez odziały firm uprawnionych do ich wystawiania, oraz w mniejszych miejscowościach poprzez kancelarie adwokackie z nimi współpracujące. Czas uzyskania od złożenia wniosku do otrzymania karty to ok. 2 dni roboczych.

Aukcja elektroniczna – usprawnia tradycyjne tryby

Aukcja elektroniczna nie jest odrębnym trybem zamówień. Służy usprawnieniu innych trybów zamówień, takich jak przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony lub negocjacje z ogłoszeniem. Zgodnie z Prawem zamówień publicznych (Art. 91a) w postępowaniach prowadzonych według powyższych trybów, zamawiający „po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadza aukcję elektroniczną, jeżeli przewidział to w ogłoszeniu oraz złożono co najmniej 3 oferty nie podlegające odrzuceniu.”

Aukcję elektroniczną stosuje się zatem jako finalny element postępowania zgodnego z wyżej wspomnianymi trybami. Nie przytaczając specyficznych wymagań każdego z tych trybów, trzeba jednak wymienić trzy wspólne wymagania, których spełnienie pozwoli na użycie aukcji elektronicznej:
- umieszczenie informacji o chęci jej przeprowadzenia w ogłoszeniu o zamówieniu, wraz z odpowiednimi informacjami (min. wymagania techniczne)
- umieszczenie „kryteriów oceny ofert w toku aukcji elektronicznej” w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (dopuszczone są kryteria inne niż cena – np. termin dostawy, każde kryterium musi być jednak tak skwantyfikowane, aby możliwa była automatyczna ocena ofert, a w przypadku zastosowania kilku kryteriów konieczne jest podanie wagi każdego z nich)
- niezależnie od trybu, aby przeprowadzić aukcję elektroniczną, zamawiający musi otrzymać co najmniej 3 ważne oferty.

Aukcja elektroniczna trwa przeciętnie 30-90 minut i ma tylko jeden etap. Zaproszenie do aukcji otrzymują (co istotne) drogą elektroniczną wszyscy uczestnicy postępowania, których oferty nie podlegają odrzuceniu. W zaproszeniu określany jest termin otwarcia aukcji (nie wcześniej  niż 2 dni robocze od wysłania zaproszenia). Ofertą wejściową każdego z uczestników aukcji jest oferta złożona w przetargu. Oferty podlegają automatycznej ocenie oraz klasyfikacji i są przeliczane na punkty. Uczestnicy mają cały czas dostęp do informacji  o punktacji i pozycji swoich ofert oraz o punktacji oferty, która w danym momencie aukcji jest najkorzystniejsza.  Nie mają natomiast dostępu do informacji pozwalających na identyfikację pozostałych oferentów. W czasie trwania aukcji jej uczestnicy pozostają w trybie bezpośredniego połączenia z systemem aukcyjnym i używając podpisu elektronicznego mogą dowolną ilość razy poprawiać warunki swojej oferty – aż do ogłoszenia zwycięzcy. Zostaje nim firma, która w przewidzianym czasie trwania aukcji złożyła najkorzystniejszą ofertę. W przypadku gdyby podczas aukcji nie została złożona żadna oferta, samo postępowanie pozostaje ważne, a zwycięża najlepsza oferta dopuszczona do etapu aukcji elektronicznej.

Aukcja elektroniczna może stanowić kluczowy etap postępowań prowadzonych zgodnie z trybem przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego i negocjacji z ogłoszeniem. Jej podstawowymi zaletami są:
- umożliwienie dalszych negocjacji warunków w trybach stosowanych dla strategicznych ze względu na ich wartość zamówień
- skrócenie do minimum procesu negocjacji (wszyscy potencjalni dostawcy w jednym momencie, w czasie 30-90 minut)
- odciążenia biurokratycznego – w normalnym procesie negocjacji wymagane byłoby przygotowanie protokołów z każdej z sesji negocjacyjnych
- przejrzystość dla dostawców.

Dynamiczny system zakupów – szybkie przetargi  nieograniczone

Zgodnie z Prawem zamówień publicznych, dynamiczny system zakupów jest to „ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych”. Ustanawiany może być on w celu usprawnienia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego.  Uproszczając: jest to narzędzie elektroniczne które umożliwia w ramach określonych przedmiotów zamówień prowadzenie całości komunikacji z dostawcami, Urzędem Zamówień Publicznych i Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich na drodze elektronicznej (łącznie z przekazywaniem dokumentacji), ustalenie listy stale współpracujących dostawców i przeprowadzanie szybkich (w porównaniu do tradycyjnej metody) przetargów nieograniczonych.

Dynamiczny system zakupów może być ustanowiony na maksymalnie 4 lata (z wyjątkami pozwalającymi na wydłużenie tego okresu), dla określonego przedmiotu zamówienia (jednego rodzaju usługi lub produktu). Warto tu podkreślić, iż zamawiający może ustanowić w dowolnym momencie dowolnie wiele dynamicznych systemów zakupów dla różnych przedmiotów zamówień.

Podpisane cyfrowo ogłoszenie o ustanowieniu dynamicznego systemu zakupów zamawiający przesyła elektronicznie do Urzędu Zamówień Publicznych lub Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Jednocześnie na swojej stronie internetowej publikuje specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz ustanawianego systemu:
- określenie przedmiotu zamówienia objętego systemem
- czas trwania dynamicznego systemu zakupów
- przewidywane terminy dokonywania zakupów
- wymagania teleinformatyczne dotyczące urządzeń teleinformatycznych niezbędnych do porozumiewania się pomiędzy zamawiającym a dostawcami.
W odpowiedzi na ogłoszenie dostawcy zainteresowani udziałem w danym dynamicznym systemie zakupów przesyłają  zamawiającemu swoje oferty orientacyjne oraz oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wraz z wymaganymi dokumentami) – w formie elektronicznej opatrzone podpisem elektronicznym. W ciągu 15 dni zamawiający dokonuje oceny ofert i akceptuje te, które spełniają wymagania formalne. Dostawcy, którzy je złożyli, zostają włączeni do dynamicznego systemu zakupów.

Składanie zamówień za pośrednictwem dynamicznego systemu zakupów składa się z dwóch etapów. W pierwszym zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej uproszczone ogłoszenie o zamówieniu.  Podczas następnych 15 dni, do systemu mogą zgłosić swój akces nowi, zainteresowani dostawcy (są kwalifikowani zgodnie z wyżej opisanymi kryteriami). Czas trwania drugiego etapu określa sam zamawiający. W tym etapie przesyła on do wszystkich dostawców dopuszczonych do dynamicznego systemu zakupów zaproszenie do składania ofert. Oferty składane przez dostawców nie mogą być mniej korzystne niż wcześniej złożone oferty orientacyjne. Porównania i oceny ofert dokonuje się w oparciu o kryteria opisane w specyfikacji istotnych warunków zmówienia. Informacja o wyborze zwycięzcy jest publikowana zgodnie z zasadami określonymi dla trybu przetargu nieograniczonego, z tą różnicą że jest przesyłana drogą elektroniczną.

Dynamiczny system zakupów jest zaawansowanym narzędziem elektronicznego wsparcia zakupów. Na pierwszy rzut oka może wydać się nieco skomplikowany, posiada jednak konkretne zalety:
- pozwala (a właściwie, zgodnie z Prawem zamówień publicznych – wymaga) na użycie drogi elektronicznej we wszelkiej korespondencji związanej z prowadzeniem przetargu nieograniczonego (z wymogiem każdorazowego stosowania podpisu elektronicznego)
- ułatwia współpracę ze stałymi dostawcami, wymagając jedynie jednorazowego przekazania oświadczenia i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków postępowań (przy kwalifikacji do udziału w systemie)
- pomaga znacznie skrócić czas postępowania w przypadku zamówień sektorowych o znacznej wartości (gdzie tradycyjny przetarg nieograniczony wymaga w przypadku zamówień na towary i usługi wartości powyżej 422  tys. zachowania 52 dniowego terminu składania ofert). 

Podsumowanie

Użycie opisanych w niniejszym artykule dwóch narzędzi elektronicznych wspierających realizację zamówień sektorowych jest bezsprzecznie krokiem na przód do sprawnej i szybkiej realizacji zakupów zgodnych z Prawem zamówień publicznych. Trzeba jednak podkreślić, iż aukcja elektroniczna i dynamiczny system zakupów nie wyczerpują katalogu narzędzi usprawniających proces zakupów, a wybrane zostały ze względy na ich explicite wspomnienie w Ustawie Prawo zamówień publicznych i możliwość stosowania w zamówieniach sektorowych. Z jednej strony istnieją narzędzia takie jak katalogi elektroniczne czy system obsługi zamówień, które mimo że nie wymienione w Ustawie, mogą być z powodzeniem stosowane do wsparcia realizacji umów ramowych. Z drugiej strony narzędzia wymienione w Ustawie mogą być także z powodzeniem używana przez firmy branży energetycznej do wsparcia zakupów nie objętych przepisami dla zamówień sektorowych. Przykłady z rynku, takie jak np. wykorzystanie aukcji elektronicznych przez PGNiG S.A. (informacja ze strony internetowej firmy), pokazują że narzędzia elektroniczne przynoszą korzyści każdemu przedsiębiorstwu.

MIchał Mazur