Logistyka

W poszukiwaniu redukcji kosztów, czyli podstawy analizy wydatków

2008-02-20 12:01

Analizę wydatków w dużym uproszczeniu można zdefiniować jako zestawienie danych historycznych o wydatkach. Wynikiem takiej analizy jest kategoryzacja wydatków według takich czynników jak grupy materiałowe, dostawcy, czy struktury organizacyjne, których dotyczą. Uzupełnieniem danych o wydatkach mogą być np. historyczne kursy walutowe lub ceny materiałów notowanych na giełdach towarowych.

Głównym powodem przeprowadzenia analizy wydatków jest poszukiwanie możliwości cięcia kosztów, które nie generują wartości dodanej dla przedsiębiorstwa. Istnieją różne symptomy wskazujące na istnienie takich właśnie kosztów. W poniższym artykule ograniczymy się jedynie do omówienia czterech najważniejszych z nich.

Duża wartość wydatków nie objętych umowami korporacyjnymi. Zastosowanie najlepszych rozwiązań dopasowanych do poszczególnych grup materiałowych pozwala kupcom na minimalizację kosztów. Jeżeli jednak takie praktyki nie są stosowane lub, co gorsza, decyzje o wydatkach są podejmowane przez osoby spoza działu zakupów, istnieje duże prawdopodobieństwo przepłacania. Dobrym przykładem są zakupy sprzętu komputerowego, które są często dokonywane przez dział IT. Dział ten posiada doskonałą wiedzę techniczną. Zwykle nie jest on jednak merytorycznie przygotowany do przeprowadzania negocjacji. Zidentyfikowanie obszarów wymagających większego zaangażowania ze strony kupców i objęcie ich umowami korporacyjnymi negocjowanymi przez dział zakupów może prowadzić do osiągnięcia dodatkowych oszczędności.

Duże rozbieżności cenowe w ramach jednego materiału lub grupy materiałowej. Jeżeli ceny danego materiału kupowanego od różnych oferentów zachowują się w różny sposób, np. u jednego rosną a u drugiego spadają, możemy być pewni, że przepłacamy. Czasami taka sytuacja może mieć miejsce również w ramach współpracy z jednym dostawcą. Zdarza się, że dostawca podwyższa ceny materiału kupowanego w mniejszych ilościach. Niejednokrotnie uchodzi to uwadze kupca, który koncentruje się jedynie na materiałach o większej wartości. Analiza wydatków pozwoli na szybką identyfikację takich sytuacji oraz na oszacowanie dodatkowych wydatków, jakie ponosimy w wyniku działań dostawcy. 

Nienaturalnie duża liczba dostawców w ramach tej samej grupy materiałowej. Im więcej kupujesz od jednego dostawcy, tym większe zniżki możesz otrzymać. Jest to prawda oczywista, z której wszyscy sobie zdają sprawę. Mimo to często okazuje się, że podobne materiały kupowane są od zbyt wielu dostawców. 

Optymalizując bazę dostawców trzeba pamiętać jednak o tym by unikać kupowania danego materiału tyko od jednego dostawcy. Po pierwsze problemy dostawcy mogą spowodować przerwę w dostawach a my nie będziemy mieli alternatywnego źródła. Po drugie, jeżeli dostawca zdaje sobie sprawę, że tylko on dostarcza dany materiał, może z tego skorzystać podczas najbliższych negocjacji. Optymalna liczba dostawców oraz podział zamówień między nich zależy od specyfiki materiału lub usługi. Często stosuje się zasadę Pareto, zgodnie z którą zamówienia dzieli się między dwóch dostawców w stosunku 80:20. Rozwiązanie takie pozwala na uzyskania dużych rabatów od głównego dostawcy pozostawiając jednocześnie czynnik konkurencji. 

Systematycznie rosnące ceny. Jeżeli ceny wykazują stałą tendencję wzrostową, należy się im bliżej przyjrzeć. Może się okazać, że dana kategoria wydatków została po prostu zaniedbana. Warto przeanalizować również składniki ceny ważniejszych materiałów. Jeżeli analizujemy na przykład elementy aluminiowe, warto podzielić cenę na część odpowiadającą za giełdową wartość aluminium oraz pozostałą wartość ceny. Stale rosnąca cena po odjęciu wartości giełdowej surowca może sugerować, że przepłacamy za dany materiał.
Rozbicie ceny na główne składniki przydatne jest również w trakcie przygotowań do negocjacji. Wyobraźmy sobie sytuację, w której dostawca uzasadnia podwyżkę ceny elementu wzrostem giełdowej ceny miedzi. Jeżeli na cenę danego elementu składają się następujące składniki:

- Miedź = 20%
- Inne materiały = 17%
- Wykonanie = 47%
- Koszty pośrednie = 8%
- Marża dostawcy = 12 %

Wzrost ceny miedzi o 30% uzasadnia wzrost ceny elementu jedyne o 6%. Większa podwyżka ceny elementu nie byłaby uzasadniona wzrostem ceny miedzi.

Analiza wydatków – przygotowanie danych. Zebrane danych do analiz wbrew pozorom nie jest  takie łatwe. Zanim zaczniesz przygotowywanie analizy wydatków musisz być pewien, że zgromadzone dane są prawidłowe i wystarczająco szczegółowe.

- Po pierwsze musisz zgromadzić dane, które będziesz analizował. Nie wiesz gdzie ich szukać? Źródłem danych mogą być systemy ERP, systemy dedykowane procesom zakupowym lub systemy finansowo-księgowe. Im dokładniejsze dane zgromadzisz, tym lepiej. Dane pozyskane z systemów przedsiębiorstwa można wzbogacić również danymi zewnętrznymi, takimi jak giełdowe notowania surowców lub historyczne kursy walutowe. 

-Oczyszczanie i standaryzacja danych. Po zebraniu danych musimy się upewnić, czy są one kompletne, nie mają przekłamań oraz czy poszczególne materiały są sprowadzone do wspólnego mianownika, np. wspólnej jednostki miary czy wspólnej waluty.

- Kategoryzacja danych. Do każdego wydatku powinien być przypisany szereg danych, które pozwolą nam na dowolne ich zestawianie. Zakres tych danych zależy od tego, jakie aspekty zakupów chcemy badać. Do najważniejszych kategorii danych zaliczyć możemy walutę operacji, dostawcę, kategorię wydatku, okres, w którym wydatek nastąpił, ilość kupionego towaru oraz jednostkę miary. 

Po dokonaniu tych czynności będziemy mogli rozpocząć przygotowanie raportów i zestawień, które posłużą do analizy wydatków.

Pozostałe korzyści z analizy wydatków. Oszczędności wynikające z obniżenia ceny to tylko jedna z korzyści wynikających z przeprowadzenia analizy wydatków. Do często wymienianych powodów przeprowadzenia analizy wydatków możemy zaliczyć również:

- Weryfikację zgodności zakupów z zawartymi kontraktami. – Kompleksowa analiza wydatków pozwoli nam odpowiedzieć na pytanie, czy wcześniej zawarte kontrakty są w pełni przestrzegane.

- Optymalizację bazy dostawców. – Bardzo wartościowe jest również pozyskanie pełnej wiedzy o naszej bazie dostawców. Optymalizacja bazy dostawców może wpłynąć nie tylko na korzystniejsze warunki handlowe, ale również na ograniczenie kosztów funkcjonowania działu zakupów.

- Konieczność sprostania wymogom zarządzania i raportowania. – Wyniki analizy wydatków mogą być wykorzystane do sporządzenia szczegółowych budżetów firmy. Mogą się również przydać w trakcie optymalizacji stanów magazynowych.

- Agregację danych znajdujących się w różnych systemach informatycznych. – Jest to pomocne zwłaszcza w przypadku powiązanych ze sobą przedsiębiorstw, korzystających z różnego oprogramowania. Połączona analiza wydatków pomoże w zorganizowaniu wspólnych zakupów przedsiębiorstw.

- Wsparcie działań łączenia firm po przejęciu lub fuzji. Dobrze przeprowadzona analiza wydatków może skutkować nie tylko w agregacji zakupów łączonych podmiotów. Analiza taka może udzielić również informacji o przewagach konkurencyjnych każdego z nich.

Powyższe zagadnienia są jedynie podstawowymi elementami analizy wydatków. Doskonałym uzupełnieniem opisanych obszarów analizy jest na przykład strategiczna Macierz Portfolio. Macierz ta służy rozpoznaniu relacji, jakie powinny łączyć nas z poszczególnymi dostawcami. To jest już jednak temat na kolejny artykuł.

Piotr Czernek, Mateusz Borowiecki

Opti-Buy Purchasing Services