Logistyka

Zarządzanie zakupami materiałów biurowych

2007-06-14 17:25

Bardzo często firmy nawet nie zdają sobie sprawy, jak dużo wydają na zakupy materiałów biurowych. Z tego powodu często nie przywiązuje się dużej wagi do negocjacji kontraktów na tego typu materiały. Jeżeli w twojej firmie nie kładziono do tej pory nacisku na negocjacje materiałów biurowych, prawdopodobnie występuje tam duży potencjał oszczędności. 

Jaką przyjąć strategię? Najważniejszą zasadą jest maksymalne ograniczenie liczby dostawców, tak, aby uzyskać maksymalne rabaty wynikające ze skali zakupów oraz zmniejszyć koszty zarządzania kontraktami.

Pierwszym krokiem zarządzania kontraktami na materiały biurowe jest ich podział na materiały główne i pozostałe. Najlepszym sposobem na wyodrębnienie głównych materiałów jest posegregowanie wszystkich wydatków pod kątem wartości i wybranie pozycji stanowiących główne wydatki. Takie zestawienie przyda nam się również do prognoz skali zakupów w okresie, na jaki negocjujemy ceny.

Mając wyodrębnioną grupę materiałów głównych, możemy negocjować indywidualną cenę na każdą pozycję z naszej głównej listy oraz standardowe upusty od materiałów nie znajdujących się na tej liście.

Warto ograniczyć nie tylko liczbę dostawców, ale również liczbę rodzajów materiałów, które kupujemy. Ograniczenie się do kilku rodzajów długopisów również będzie miało wpływ na wynegocjowane ceny tej podkategorii.

Zdarza się, że produkty, na które mamy wynegocjowany duży upust, wychodzą ze sprzedaży na skutek zastąpienia ich przez nowszy model. Nowszy model nie podlega oczywiście upustom, jakie wcześniej wynegocjowaliśmy. Z tego powodu zbyt rzadkie negocjacje mogą spowodować, że znaczna część naszych głównych materiałów została wycofana z oferty i zastąpiona innymi produktami, na których dostawca ma znacznie większe marże. Z tego powodu, co najmniej raz do roku, warto przejrzeć listę głównych materiałów pod kontem dostępności materiałów, na które mamy wynegocjowane upusty. 

Warto również śledzić, jaki procent zakupów materiałów biurowych stanowi nasza grupa główna. Jeżeli procent ten ma tendencji spadkowe, jest to wskazówka, że kontrakt nie jest dobrze zarządzany i należy go renegocjować. 

Piotr Czernek
Opti-Buy - Purchasing Services